ウラタクブログ

世界一周して東京のスタートアップで働く、滋賀県が大好きな25歳独身男のブログ。

仕事で依頼/指示を出すときに気をつけること

仕事での依頼や指示出しって難しいですよね。

おそらく最も多いエラーは「お互いの認識がズレていた」ということだと思います。その結果「期待していた結果/成果が生まれない」「二度手間が発生する」「イライラする」といった状況になることが多々あるかと思います。

今回は僕が仕事で依頼/指示を出す上で気をつけていることを書いてみたいと思います。

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とにかく具体的に。「認識のズレ」が最悪

「これをやってほしい!」と自分の中にイメージがあるものは、とにかく具体的に伝えて指示をします。「誰が見ても聞いても行動が1つに決まる」「人によって解釈の差が生まれない」ということが大切です。

5W1H、数字(程度や期限など)をベースに、とにかくわかりやすく迷わないように指示を出しましょう。よくありがちなのは曖昧な言葉を使ってしまうこと。一般的に定義されていない自分の解釈で使っている言葉を使ってしまうと相手は相手の解釈で進めてしまいます。

明日の飲み会の店を予約しておいてね!

明日の20:00に渋谷で、6人で飲み会の店の予約を頼む!今日の18時までにお願い!

期限を伝えるのも大切です。

目的、背景、根拠を必ず伝える

なぜその依頼をしているのかをわかりやすく伝えましょう。人間はロボットではないので、ただ指示を出されるだけだと気持ちよく動けません。「何のために」がないと人は動かない。

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目的や背景によって行動が変わるはずです。また、依頼される側が目的や背景を理解していると、その人なりの工夫や気遣いをすることができますよね。

最低限これだけは押さえておきたいポイントは具体的に指示を出す、+αの工夫の余白を与えるために目的や背景を伝える。

他にも、指示自体に納得がいっていないケースもたまにあります。その可能性がある場合は「根拠」をしっかりと伝えましょう。例えば「なんで俺がこんなことをやらないといけないの?」と思われそうな場合は、その人に依頼をしている理由や根拠を添えます。

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指示の内容は文字に起こす

できれば指示の内容は文字に起こしましょう。今はSlackやチャットワークなどのチャットツールを使っている人も多いかと思います。日常のコミュニケーションだとLINEやメッセンジャーですかね。

口頭で伝えた内容でもメモとして文字に起こしてメッセージを送っておきましょう。この場合も一番最初の具体性が大切です。認識がズレないためのエビデンスになるので、文字こそ具体的に、後から見返したときに解釈の差が生まれないように気をつけましょう。

僕は基本的に依頼などはあえて必ずチャットでやるようにしています。

報告のタイミングを最初に決める

依頼をしてから気になるのは、ちゃんとやってくれたのだろうか?ということだと思います。依頼の時点で報告のタイミングを握りましょう。

いったんお店の候補3つ出して、そのタイミングで共有してほしい!

10%くらいの段階での期限を、早めのタイミングで設定しておくと「とりあえず手を付ける」という一番最初のハードルも超えやすくなります。

感謝、褒める

依頼をやってくれたときはとにかく感謝の気持ちを伝えましょう。ありがとうが大切です。

エラーは全て自分の責任(自分原因論)

なかなかやってくれない、認識がズレていた、期待していたものと違った、クオリティが低いのは全て指示を出した自分の責任です。

指示の出し方、リマインドのタイミング、最初の自分の構想やロジック、どこかに改善すべき点が必ずあります。

僕はこのような考え方を「自分原因論」と呼んでいます。人のせいにすることをやめれば「なんでも自分次第でどうにでもなる」と思えて、ポジティブになることができます。

具体的な指示が思いつかない場合はまずは自分が動いて仮説を持つ

扱う内容が難しく、どう進めたらいいのか自分でもよくわからず具体的な指示を出せない場合はまず自分が動いてみて仮説を持ちましょう。

仮説には根拠が必要です。実際にやってみる、記事を調べる、信頼できる人に聞くなどして突破口と探りましょう。

なんとなくの突破口とその根拠が見えれば、最もらしく自信を持って指示をします。これをやれば絶対うまくいくからやろう!っていう安心感を与えるのが必要です。

だれも無駄だと思うことはやりたくないから。

まとめ

いかがでしたか?ポイントは「とにかく具体的に」「背景や根拠が大切」「仮説を持って指示をする」です。

ぜひ意識してみて下さい!