ウラタクブログ

世界一周して東京のスタートアップで働く、滋賀県が大好きな25歳独身男のブログ。

大反響で終えたBackpackFESTA2019札幌をさらに盛り上げるために行った、無料でできる11の広報施策まとめ

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こんにちは!

今週末はTABIPPOが運営する日本最大級の旅イベント「BackpackFESTA2019」の札幌会場の運営で、北海道に行ってまいりました!

僕が札幌入りしたのはイベントの2日前です。イベント自体は2週間前にはチケットが完売し、あとは当日の運営をいかに円滑かつクオリティ高く行うか、ということが最大のポイントでした。

そんな中僕は、これまでTABIPPOのイベントではあまりやってこなかった、イベント自体の広報、つまり「イベント当日の様子をいかに世の中に広めるか」という視点での広報活動に取り組んでみました。

これまではイベントの集客のための、事前の広報活動しかしてこなかったので、今回は新しい視点を持って色々なことに取り組んでみました。

そこで行ったことや感じたことをまとめていきたいと思います。ここに予算が割けるわけではなかったので、追加の予算がかからない、無料でできる施策をまとめました。

こんな人に読んで欲しい!

・イベントを主催している人

・カメラマンとしてイベントの撮影をすることが多い人

・今回のイベントに関わってくれたすべての人

1.広報戦略チームを作り、施策や戦略を理解させた

イベント2日前に札幌入りをしたのですが、そこからイベント集客やSNS運用に精通したスタッフを中心に、広報戦略チームを作り、以下に行う施策やイベント参加者だけでなくイベント自体を世の中に広めていくことの意味を説明しました。

これによって、組織全体がイベント広報の視点を持てたことと、現場のスタッフたちを巻き込みやすくなったことが大きかったです。

2.ハッシュタグを決めてイベント開催前からみんなで投稿をした

今回は「#バックパックフェスタ参戦」を公式のハッシュタグとし、まずは運営スタッフ全員で投稿を徹底して行いました。

事前の投稿

TABIPPOスタッフの特徴として、日本全国からお手伝いスタッフが集まることが挙げられます。

今回意識したのは地方から応援にやってくるスタッフを巻き込んで投稿をしてもらうこと。

こんな感じで、日本全国から続々と北海道に人が集まっている感をTwitter上で演出したいなという狙いがありました。

もちろん公式アカウントでもアナウンスを入れます。すでにスタッフたちが投稿をしているため、見本の投稿として真似しやすくして投稿のハードルを下げるという狙いもあります。

すると、こんな感じで、便乗してくれる登壇者もちらほら。

イベント中の投稿

イベント中もまずはスタッフが率先して投稿を行いました。

イベント後も感想を投稿

イベント後もたくさん投稿します。

くわしくは#バックパックフェスタ参戦でぜひ検索してみて下さい。

3.エゴサーチでヒットした投稿を拡散した

スタッフが自分たちで投稿をしていると、それに便乗してハッシュタグを使って投稿してくれるお客さん、ゲスト、関係者の方がたくさん出現します。

それを公式アカウントやスタッフの個人アカウントでエゴサーチして拡散していきます。

エゴサーチとは、文字通り自分に関連する投稿を検索することです。

指定のハッシュタグ「#バックパックフェスタ参戦」以外にも「バックパックフェスタ」「BackpackFESTA」「tabippo」など様々なキーワードでエゴサーチを行い、お客さんの声をリアルタイムでどんどん広げていくことがポイント。

4.外部メディアをイベントに招待した

外部メディアもイベントに招待させてもらいました。今回は地元の新聞社の方に来て頂き、後日イベントの様子を記事にまとめて下さります。

5.カメラチームを体制に組み込んだ

イベント当日の組織図に「カメラチーム」を組み込みました。

カメラチームがなくてもイベントの運営自体は問題なくまわるので軽視されがちですが、こういったイベントの広報を考える上では必須の役割です。

今回は700名のキャパに対して5名体制でしたが、このくらいでちょうど良いと思います。

即編集・即共有が大切

その中で一番良かったのが、編集&共有のスピードでした。カメラチームが機転を利かせて、撮影した写真をリアルタイムですぐにレタッチして、スタッフのLINEグループで共有し続けてくれました。

そのおかげで上記のハッシュタグなどのSNS投稿を非常にスムーズに、クオリティ高く行うことができました。

6.SNSチームを体制に組み込み、イベントの様子をレポートした

カメラチームと同様に、SNSチームも組織図に組み込みました。

カメラチームから共有された写真を使って、イベントの様子をオフィシャルアカウントで実況していきます。

また、投稿だけでなく、上述のエゴサーチ&拡散もこのSNSチームが主体となって行います。

7.記事チームを体制に組み込み、イベントレポート記事をすぐにリリースした

外部だけではなくオフィシャルでもイベントレポートを書きます。ライターをアサインしカメラチームと連携して記事を書いてもらいました。

こちらのスピードを意識して、イベント翌日には編集作業まで終わらせてリリースすることができました。

【潜入レポート】札幌会場は旅への衝動をかき立てる場所でした。

8.イベントの写真をまとめ、オフィシャルフォトとしてお客さんが使えるようにして共有した

イベント終了後もお客さんに感想をつぶやいてもらったり、イベントの余韻に浸ってもらうことを目的として、カメラマンからの写真を集めて共有フォルダを作り、一般に公開しました。

【満員御礼!】BackpackFESTA2019札幌 オフィシャルフォトギャラリー

今回行った方法は、GoogleDriveのフォルダに格納し、フォルダの共有リンクを記事に添付して告知するというやり方です。

GoogleDriveはこんな感じです

9.Twitter上での反響をまとめる記事を作った

Twitterでの投稿をピックアップし、1つの記事にまとめる「togetter」というサービスがあります。これを使って、イベントに関する投稿をまとめてSNSで拡散しました。

【満員御礼】日本最大級の旅イベントBackpackFESTA2019がついに開幕!熱気に包まれた札幌会場のつぶやき総まとめ

これを見るとイベントが盛り上がった様子がすごくよく伝わりませんか?

10.参加者にレポーティング記事を共有した

上記の施策が全て終わると、お客さんへ送信するお礼メールにURLを埋め込んで送りました。

イベントレポート記事、オフィシャルフォトギャラリー、Twitterまとめの3つです。

お客さんがそれを見て振り返ることができるといいなという相手へのメリットと提示、さらにそれを見てSNSでシェアしてくれればいいなという魂胆です。

11.イベント運営スタッフの裏側を見せる記事を書いた

最後に、会社のコーポレートサイトで、イベント運営を行ってくれたスタッフたちに関する記事を書きました。

自分が参加したイベントがどうやって運営されているのか、その裏側って気になりませんか?そういう需要があるのではないかなという仮説と、単にもっとスタッフの活動について知ってほしい!という想いで一筆取りました。

スタッフたちもイベントの表舞台にはあがらない自分たちがフィーチャーされることは嬉しかったみたいで、たくさん読んでくれました。

ぜひ読者のみなさんにも読んで欲しい記事の1つです。

inc.tabippo.net

施策を行った上で感じたこと

以上11点が、今回イベントをさらに広めるために行った施策でした。

ここで一番感じたことは「いかにスピード感をもって行えるかが大切」ということです。

イベントの広報は、イベント参加者や運営スタッフの熱量がないとなかなか上手くいきません。その熱量が最大限維持されている期間でできる限りの施策を終える必要があります。

つまり鮮度とスピードが大切なのです。

今回は上記の施策をイベント2日後以内に全て行ったのですが、おそらく3日以上立つとイベントへの熱も冷め、SNSの盛り上がりムードも無くなっていきます。これに限って言えば「クオリティよりも速さ」だと思いました。

写真って大事

その中で一番感じたのは、写真のスピード。カメラスタッフが頑張って即編集・即共有を徹底してくれていたおかげで、今回の施策をスムーズに行うことができました。

SNSの投稿、記事、どれにも必要なのが写真です。イベントを運営されている方で、まずどれからやればいいのかわからない!という方は、まずは写真の即編集・即共有の仕組みや体制を作ることをオススメします。

まとめ

今回は以上になります。

簡単にまとめると

・イベント広報はスタッフの巻き込みから

・何より鮮度とスピードが大切

・特に写真の即編集・即共有ができるとスムーズ

こんなところでしょうか。

他にもこういう事をやってみるといいよ!!というアドバイスなどがあればぜひTwitterなどで教えて下さい!