ウラタクブログ

世界一周して東京のスタートアップで働く、滋賀県が大好きな25歳独身男のブログ。

【幹事必見】TABIPPO全社合宿の企画・運営でやった21のこと

TABIPPOでは全社合宿が定期的に行われています。合宿とは言うものの、今回は日帰りでオフィスに詰め込みで議論をするという内容でした。

その企画・運営までを全て僕が担当させてもらったので、そのときにやったことを【事前準備編】【企画編】【運営・進行編】の3つに分けて解説していきます。

ちなみに、前回の合宿では千葉県の金谷に1泊2日で合宿をしています。

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前回の合宿での集合写真

※前回の合宿の様子はこちら TABIPPOの全社合宿ってなにを話してるの?最近僕らが考えてることを書いてみた

こんな人向けの記事です

  • TABIPPOの合宿がどんな風に設計されているのかを知りたい人
  • 合宿の企画を任された人
  • 議論のファシリテーションができるようになりたい人

事前準備編

まずは事前に行う基本的な準備からです。ここは誰でもできる基本的なところなのですが、直前まで準備をしなかったり、適切に報告をしないと周りに心配されてしまうので、確実に行いましょう。

1.日程を決める

基本ですがまずは日程を決めるところからです。今回は通常ならお休みの日曜日に行ったため、ある程度の説明は必要です。

2.会場を抑える

どこでやるのかを決めて場所を抑えましょう。今回はTABIPPOのオフィスで行ったのですが、週末はイベントなどをやることも多いので、そことうまく調整し、ダブルブッキングがないように関係者に連絡を入れて抑えます。

外部の会場を使うときや宿泊が伴うときには、MTG会場や宿泊施設の予約をします。

3.出欠を取る

誰が参加するのかを把握します。産休中のママ社員や休日いつも忙しい社員もいたのですが、今回は全員参加してくれました。

4.お店の予約をする

お昼のランチ、夜の宴会も含めての合宿だったため、事前に人数と時間を確認し、お店を予約します。

5.必要経費を報告する

会場費や宴会費用などを含めどれだけの経費が必要になるのか、どこまでが経費でどこまでが自費なのかなどを整理して報告しておきます。

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Slackで簡単に報告をしました

6.依頼事項をまとめて伝える

他の人に依頼することがあるときは予め具体的に丁寧に伝えておきましょう。

今回は、社長に30分間のプレゼンテーションをしてもらうコンテンツがあったのでその準備の依頼をしておきました。他にも備品の買い出しやお店の予約、印刷物などもインターン生に手伝ってもらいました。

企画編

次に中身の企画です。ここが詰まっていないと、当日グダグダになり、なんのために休日をまるまる1日空けたのか・・・となってしまうのでしっかりと考えておきましょう。

7.プロジェクトチームを作る

まずは合宿を企画するプロジェクトメンバーを募集し、チームを作ります。全社を巻き込む行事なので、何名かのコンセンサスを取りながら進めたほうがスムーズです。普段関わらない部署のメンバーや、社内に影響力を持っているメンバーをアサインしておくと良いと思います。

8..合宿のゴールを決める

チームで議論して、今回の合宿を決めます。

今回は「2019年4月から会社として具体的に取り組むこと、そのための全社の人員体制を決める」をゴールに置きました。

僕たちはまだ13人ほどの会社なので、来季の人員体制などもみんなで議論をして決めています。

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合宿のテーマとゴールの共有

9.議題を決める

次に、ゴールに向かうために議論したい「議題」を決めます。

「さあ2019年4月から会社として具体的に取り組むこと、そのための全社の人員体制を決めましょう!」とゴールをそのまま議題に置いても議論は進まないのでもう少し分解して置き換えてあげる必要があります。

今回は

  • ①2019年4月からやることを決める
  • ②2019年4月からスリム化(削減)することを決める
  • ③①②を踏まえて人員体制を決める

の3つに議題を分解しました。

10.議題毎に論点を決める

議題を決めても「何を元に結論を出すのか?」の論点が定まっていない議論は収集がつきません。

例えば「①2019年4月からやることを決める」の議題では、

  • キャッシュフローが問題ないかどうか
  • コミュニティのエンゲージメントが高まるかどうか
  • 1人あたりの生産性が高くなるかどうか
  • 4月から実現可能かどうか

の4つの論点を決めておきました。

11.議題や論点の背景や解釈を明文化する

議論の納得感を生むために、なぜ今回はその議題にしたのか?どういう背景や課題感があったのか?その論点を大切にしたい理由は?をきちんと説明できるようにプロジェクトメンバーでのすり合わせをしておきましょう。

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背景の共有

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課題感の共有

また、議題を見たときに人によって認識の違いが生まれないように、しっかりと明文化しておく必要があります。

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議題の明文化。論点まで明示する

12.議論のプロセスを決める

議題と論点が決まったら、どういうプロセスで議論を進めていくのかを決めましょう。

グループワークをするのか、全体をファシリテーションしながら個人の意見を吸い上げるのか、ブレスト(発散)や収束の比重はどのようにするのか、などを考えて設計します。

13.タイムスケジュールを組む

議論のプロセスが決まったら、具体的にプロセスごとに時間を分単位で割り振っていきます。

休憩の時間やバッファもしっかりと考慮して、現実的に与えられた時間で終了できるのかどうかを調整していきます。

議論のプロセスと、タイムスケジュールは、全てテキストに整理して落とし込むのがポイントです。

参考までに、今回の合宿でまとめたテキストを共有しておきます。

合宿の議論プロセスと時間配分

14.グループワークのチームを決める

今回はグループワークがメインの議論の設計だったので、グループワークのチームも予めこちらで決めておきました。

くじ引きや参加者に任せて適当に決める方法はあまりオススメしません。良い結論を出すことが目的なので、それを踏まえてこちらで予め決めておきましょう。

今回は、議論の進行ができる人、積極的に意見を言える人、が各チームに散らばるようにチーム分けを行いました。他には入社年次を揃えたり、持っている情報量や質が同じメンバーを集めたりして議論をしやすくする方法なども考えられますね。

15.進行用のスライドを作る

どうやって議論をするのかが全てまとまったら、13.で作ったテキストを全てスライドに落としていきます。

今回の合宿で使った進行スライドも全て共有させて頂きますのでよかったら参考にして下さい。

TABIPPO全社合宿スライド

運営・進行編

次に直前の準備から、運営・進行についてです。

16.準備物を整理する

前日までに、当日必要な準備物を整理しておきましょう。

今回用意したのは、プロジェクター、スクリーン、ホワイトボード、マイク、スピーカー、BGM、軽食、ドリンク、コップ、名前のついたマグネット、アイスブレイクで使うペーパーテスト、進行用のスライド、その他もろもろでした。

漏れのないようにリスト化して、だれが用意するのかを決めておきましょう。

議論に疲れたり集中が切れたりして、途中で予定外のコンビニなどを挟むと、スケジュールの遅れなどにもつながるので、軽食やドリンク(コーヒーやレッドブル)などはこちらで予め用意しておくことをオススメします。糖分とカフェイン、眠気を覚ますガムなどがいいですよ。

17.会場設営や準備をする

当日は1番に会場入りして、設営などの準備をしましょう。遅くとも集合時間の30分前には準備を開始しておくといいでしょう。準備の一番のポイントは、開始時間や進行が遅れないこと。

座る場所を指示したり、用意したおやつやドリンクを配ったり、そういう小さなことでも時間のロスに繋がります。集合したあとのことを予め予測して、事前にできる準備はやっておきましょう。

今回行ったことは、会場の机をキレイに並べる。机ごとに椅子の数を座ってほしい人数に揃えておく。軽食やドリンクをテーブルごとに並べる。プロジェクターやスクリーンの準備。必要資料の印刷などです。

18.議論を進行する

議論が始まったらファシリテーションを行います。議題や論点の説明を用意したスライドに沿って説明していきます。

マイクがある場合は必ずマイクを使い、自分の声がしっかりと全員に聞こえるようにしておくとスムーズです。

19.時間管理をする

時間管理も大切な仕事です。決めたスケジュール通り進行することも大切ですが、状況をみてフレキシブルに時間変更をし、しっかりと参加者に伝えましょう。

20.意見や結論をホワイトボードにまとめる

意見をまとめたり発表するときにはホワイトボードにわかりやすくまとめていきます。

21.会場の片付けをする

全てコンテンツが終了したら、会場の片付けまで責任を持ってやりましょう。使う前よりも美しく、が基本です。

まとめ

いかがでしたか?

合宿の企画・運営と聞くと大変だなーと思う人も多いかと思いますが、ひとつずつ整理してみると簡単なことの積み重ねであることがわかると思います。

こういう仕事がスムーズにできると、自分のビジネススキルの向上や、周囲の信頼獲得にも繋がる可能性があるので、ぜひ積極的に手を挙げて挑戦してみて下さい。

議論のファシリテーションのコツについては別途まとめてみようかなと思います!