ウラタクブログ

世界一周して東京のスタートアップで働く、滋賀県が大好きな25歳独身男のブログ。

【読書メモ】マンガでわかる!タスク管理超入門

永遠の悩み、タスク管理。この記事を読んでるみなさんも同じ悩みを持っている方が多いと思います。

僕もこれまでタスク管理に関する本はたくさん読んで来たのですが、その中でも最もわかりやすく実践的だなと思った本があったので紹介します。今回僕はKindleで読んだのですが、紙の本もKindle版も両方あります。通勤時間の20分ほどですぐに読み終えたので、今すぐ読みたい人はKindle版で、電車に乗りながら読み終えちゃいましょう。

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①タスク管理の手順が要点だけシンプルにまとまっている

②日常のできごとに置き換えて、平易に書かれている

③漫画でわかりやすく書いていて、20分ですぐに読める

ポイントをまとめるとこんな感じの本でした。これに興味を持った方はぜひ読んでみて下さい。

マンガでわかる!幼稚園児でもできた!タスク管理超入門

要点まとめ

・タスクの分類をする前にまずは書き出し、INBOXに全て集める

・不要なタスクは消し、2分でできるタスクはすぐに消化することでリストをシンプルにしていく

・バッファーはタスクごとではなくまとめて入れる

タスクを集める

タスク管理の最初の作業は「全てのタスクを書き出す」こと。INBOXと呼ばれる仮の置き場所を作り、まずは思いつくタスクを全てそこに入れていく。このとき、最初から分類しようとしたり、不要なものを消そうとしない。そういう思考が入ることで手が止まったり今やっていることを忘れたりすることが多いので、まずは集めることに集中する。必要かどうかもあとで決める。

タスクを処理する

①やらないことを消す

INBOXを見て、やる必要のないものややらないものをまずは消していく。

②すぐにやれることはすぐにやる

2分で終わるような簡単なタスクは、タスク管理をするまでもなく、INBOXにある段階で実行する。例えば美容院の予約、Amazonでの商品注文など。

この①②をやるだけでタスクリストがかなり片付いてシンプルになるはず。

③わかりにくいタスクは細かく分解する

「同窓会企画を進める」だとまずは何からしたらいいのかがわからない。それを以下のように分解していく。

・調整さんで出欠確認をする

・食べログでお店を選ぶ

・お店に予約の電話を入れる

・参加者全員に連絡をする

ここで「2分タスク」レベルまで分解できたものについては②に従って即処理していく。

タスクを整理する

リストは2つ作る

ひとつは全部のタスクが集まっていて、タスクの追記などもどんどんできる「オープンなリスト」、もう一つは今日やることだけに絞った「クローズなリスト」。タスクの実行時はクローズドなリストだけを見るようにすれば余計なものは目に入らず、一日の見通しが立ちやすい。

タスクごとに適切な時間に割り振る

早朝→家でPCを使ったタスク 通勤時間→電車でスマホでできるタスク 出勤後→A課長に関するタスク

のように、タスクごとにどの時間にやるべきなのかを決めておく。

A_06:00-08:00

B_08:00-10:00

C_10:00-12:00

I_22:00-24:00

のように時間枠を作っておくと割り振りがしやすい。これをすることで、自分に合った1日の過ごし方をデザインすることができる。

タスクを実行する

とにかく書き残す

ふと依頼されたタスクや思いついたタスク、処理したタスクもリストに書き出しておくことで、成果や残量を可視化できる。

始まりと終わりを決める

タスクの実行時間は、締切ではなく開始時間も決める。「15時-16時でプレゼン資料を作る」のように。

時間を見積もる

タスクごとに時間を見積もり、一日の計画にいれる。それにより「今日どれだけのタスクが実行できるのか」がわかったり依頼されたタスクが実行可能なのかがひと目でわかる。

バッファー時間はタスクごとに設定するとタスクの時間の見積もりの精度が悪くなったり、見積もり時間内で終わらなくてもいいかという余裕が生まれてしまう。見積もりは見積もりで精度を高める努力をし、バッファー時間は一日の中でまとめてとっておく。

タスクを記録する

タスクリストはとにかく記録して残しておく。例えば同窓会のタスクリストや、旅行の準備のタスクリストなど。あとから同じ場面で使えることもあるし、参考になる場合も多い。かかった時間なども記録できているとなお良い。

まとめ

いかがでしたか??最初にも書きましたが、僕が大切だと思った要点は以下です。

・タスクの分類をする前にまずは書き出し、INBOXに全て集める

・不要なタスクは消し、2分でできるタスクはすぐに消化することでリストをシンプルにしていく

・バッファーはタスクごとではなくまとめて入れる

サクッと読めるのでぜひ読んでみて下さい。仕事の基本はタスク管理から!

マンガでわかる!幼稚園児でもできた!タスク管理超入門